Tietosuojaselosteet
Webropol-kyselyjen tietosuojaseloste
Suomen Kansanopistoyhdistyksen tietosuojaseloste Webropol-sovelluksella kerätyille tiedoille.
1. Rekisterinpitäjä
Suomen Kansanopistoyhdistys – Finlands Folkhögskolföreningen ry
Annankatu 12 A 18
00120 Helsinki
2. Yhteyshenkilöt rekisteriä koskevissa asioissa
Suomen Kansanopistoyhdistys
Suunnittelija Erja Veivo p. 040 145 8464, erja.veivo@kansanopistot.fi
Järjestösihteeri Piia Haukilampi p. 040 809 6111, piia.haukilampi@kansanopistot.fi
3. Rekisterin nimi
Webropol-verkkokyselyiden- ja -ilmoittautumisten tietosuojaseloste.
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Kerättyjä henkilötietoja käytetään ainoastaan kunkin kyselyn tarkoituksen mukaisesti.
Tilaisuuksiin ja koulutuksiin osallistujien tietoja kerätään tapahtumien asianmukaista toteuttamista, laskutusta sekä palautekyselyiden ja tilaisuuden materiaalien toimittamista varten.
Lisäksi henkilötietoja kerätään verkkokyselyiden toteuttamisten yhteydessä. Työkalulla voidaan tehdä myös anonyymeja kyselyitä, joiden vastaajista ei jää henkilötietoja rekisteriin.
5. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste
Oikeutettu etu ilmoittautumisissa.
Suostumus kyselyihin vastaamisissa.
6. Rekisterin henkilötietojen sisältö
Rekisteri muodostuu kyselyihin vastanneiden ja tapahtumiin ilmoittautuneiden henkilötiedoista. Kyselyn mukaan mahdollisia kerättäviä henkilötietoja ovat: etunimi, sukunimi, titteli, oppilaitos/organisaatio, ruokavalio, puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite, laskutusosoite, julkaisulupa verkkosivuilla ja viestinnässä käytettävälle kuvalle sekä nimen julkaisu osallistujalistalla.
Hankkeiden koulutusten ilmoittautumisten yhteydessä kysytään lisäksi rahoittajan edellyttämiä tietoja, joita ovat maakunta, ala, äidinkieli, sukupuoli, työkokemus tai sen pituus, työtehtävät ja ikä.
7. Henkilötietojen lähde
Kyselyihin vastaajat ja tapahtumiin ilmoittautuneet.
8. Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva
Henkilötiedot on tallennettu Webropol Oy:n ylläpitämille palvelimille, joiden suojaamisesta ja tietoturvasta huolehtii Webropol yhdessä alihankkijoidensa kanssa. Henkilötietoja säilytetään Webropol-järjestelmässä, johon ainoastaan määrätyillä yhdistyksen työntekijöillä on käyttöoikeus. Lisäksi kerättyjä tietoja säilytetään Euroopan Unionin alueella GDPR-yhteensopivassa pilvipalvelussa.
9. Henkilötietojen luovutukset
Tapahtumanhallintasovelluksella kerättyjä henkilötietoja voidaan luovuttaa mm. majoitus- ja ruokailupalveluiden järjestäjille kuten hotelleille ja ravintoloille tapahtumien järjestämisen mahdollistamiseksi. Kyselyillä saatuja yksittäisten henkilöiden tietoja ei luovuteta. Henkilötietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
10. Henkilötietojen säilytysaika
Tietoja säilytetään siihen asti, kun niitä ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin. Tämän jälkeen henkilötiedot poistetaan kokonaan.
11. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus:
– tarkastaa itseään koskevat henkilötiedot
– oikeus pyytää tietojensa oikaisemista tai poistamista
– rajoittaa tai vastustaa tietojen käsittelyä
– peruuttaa antamansa suostumus.
Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö sähköpostitse osoitteeseen toimisto@kansanopistot.fi tai postitse osoitteeseen Suomen Kansanopistoyhdistys – Finlands Folkhögskolföreningen ry, Annankatu 12 A 18, 00120 Helsinki.
12. Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, mikäli rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.
13. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen
Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 12.2.2024.
Kansanopistoyhdistyksen uutiskirjerekisteri
Kansanopistoyhdistyksen uutiskirjerekisteri (mm. sidosryhmät, asiantuntijat)
Tietosuojaseloste
1. Rekisterinpitäjä
Suomen Kansanopistoyhdistys – Finlands Folkhögskolföreningen ry
Annankatu 12 A 18
00120 Helsinki
2. Yhteyshenkilöt rekisteriä koskevissa asioissa
Suomen Kansanopistoyhdistys
Suunnittelija Erja Veivo p. 040 145 8464, erja.veivo@kansanopistot.fi
Järjestösihteeri Piia Haukilampi p. 040 809 6111, piia.haukilampi@kansanopistot.fi
3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Käsittelyn tarkoituksena on tiedotussuhteen hoitaminen ja ylläpito uutiskirjeiden vastaanottajien ja Suomen Kansanopistoyhdistyksen välillä. Saatavaa tietoa käytetään rekisterinpitäjän viestinnällisiin tarpeisiin. Käsittelyperusteena on oikeutettu etu tai suostumus.
Oikeutetun edun peruste
Rekisterinpitäjän oikeutettu etu kerättyjen ja käytettävien henkilötietojen käsittelyyn perustuu suoramarkkinointitarpeisiin. Suoramarkkinointi on EU:n tietosuoja-asetuksen mukainen rekisterinpitäjän oikeutettu etu.
Suostumusta sähköiseen suoramarkkinointiin ei vaadita, mikäli suoramarkkinointia vastaanottava henkilö työskentelee yrityksessä sellaisissa tehtävissä, joihin suoramarkkinoinnilla tarjottavat palvelut tai hyödykkeet olennaisesti liittyvät. Tällöin kyseisen henkilön yritykselle kuuluvaan sähköpostiosoitteeseen voi kohdistaa suoramarkkinointia henkilön asemavaltuuden nojalla.
Asiakkaan suostumusta ei tarvita myöskään silloin, kun asiakas on yhteisö. Jos suoramarkkinointia lähetetään yksittäiselle yhteisössä työskentelevälle työntekijälle, on markkinoitavien tuotteiden tai palveluiden liityttävä kyseisen työntekijän työtehtäviin.
4. Kyseessä olevat henkilötietoryhmät
Sähköpostiosoite, nimi.
5. Vastaanottajat ja vastaanottajaryhmät
Rekisterinpitäjän henkilöstö.
6. Rekisterin tietosisältö
Kirjeen saajista tallennetaan vain sähköpostiosoite ja nimi.
7. Säännönmukaiset tietolähteet
Julkiset tietolähteet (mm. verkkosivut) sekä rekisteröity itse.
8. Henkilötietojen säilytysaika tai kriteerit säilytysajan määrittämiselle
Rekisterinpitäjä säilyttää tietoja vain niin kauan, kun on tarpeen rekisterin käyttötarkoituksen kannalta. Tiedot poistetaan rekisteristä uutiskirjeen saajan pyynnöstä.
9. Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Rekisterin tiedot ovat ainoastaan yhdistyksen käytössä.
10. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Henkilötietoja ei siirretä Euroopan unionin tai ETA:n ulkopuolelle.
11. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää pääsy häntä itseään koskeviin tietoihin sekä oikeus pyytää tietojen oikaisemista tai poistamista taikka käsittelyn rajoittamista. Rekisteröidyllä on myös milloin tahansa oikeus vastustaa käsittelyä, kuin käsittelyn perusteena on oikeutettu etu, sekä peruuttaa antamansa suostumus. Jokaisen uutiskirjeen vastaanottamisen yhteydessä on mahdollista perua uutiskirje.
Rekisterinpitäjän on ilman viivytystä oma-aloitteisesti tai asiakkaan vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta, virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.
12. Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, mikäli rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.