Webropol-kyselyjen tietosuojaseloste
Suomen Kansanopistoyhdistyksen tietosuojaseloste Webropol-sovelluksella kerätyille tiedoille.
1. Rekisterinpitäjä
Suomen Kansanopistoyhdistys – Finlands Folkhögskolföreningen ry
Annankatu 12 A 18
00120 Helsinki
2. Yhteyshenkilöt rekisteriä koskevissa asioissa
Suomen Kansanopistoyhdistys
Suunnittelija Erja Veivo p. 040 145 8464, erja.veivo@kansanopistot.fi
Järjestösihteeri Piia Haukilampi p. 040 809 6111, piia.haukilampi@kansanopistot.fi
3. Rekisterin nimi
Webropol-verkkokyselyiden- ja -ilmoittautumisten tietosuojaseloste.
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Kerättyjä henkilötietoja käytetään ainoastaan kunkin kyselyn tarkoituksen mukaisesti.
Tilaisuuksiin ja koulutuksiin osallistujien tietoja kerätään tapahtumien asianmukaista toteuttamista, laskutusta sekä palautekyselyiden ja tilaisuuden materiaalien toimittamista varten.
Lisäksi henkilötietoja kerätään verkkokyselyiden toteuttamisten yhteydessä. Työkalulla voidaan tehdä myös anonyymeja kyselyitä, joiden vastaajista ei jää henkilötietoja rekisteriin.
5. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste
Oikeutettu etu ilmoittautumisissa.
Suostumus kyselyihin vastaamisissa.
6. Rekisterin henkilötietojen sisältö
Rekisteri muodostuu kyselyihin vastanneiden ja tapahtumiin ilmoittautuneiden henkilötiedoista. Kyselyn mukaan mahdollisia kerättäviä henkilötietoja ovat: etunimi, sukunimi, titteli, oppilaitos/organisaatio, ruokavalio, puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite, laskutusosoite, julkaisulupa verkkosivuilla ja viestinnässä käytettävälle kuvalle sekä nimen julkaisu osallistujalistalla.
Hankkeiden koulutusten ilmoittautumisten yhteydessä kysytään lisäksi rahoittajan edellyttämiä tietoja, joita ovat maakunta, ala, äidinkieli, sukupuoli, työkokemus tai sen pituus, työtehtävät ja ikä.
7. Henkilötietojen lähde
Kyselyihin vastaajat ja tapahtumiin ilmoittautuneet.
8. Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva
Henkilötiedot on tallennettu Webropol Oy:n ylläpitämille palvelimille, joiden suojaamisesta ja
tietoturvasta huolehtii Webropol yhdessä alihankkijoidensa kanssa. Henkilötietoja säilytetään Webropol-järjestelmässä, johon ainoastaan määrätyillä yhdistyksen työntekijöillä on käyttöoikeus. Lisäksi kerättyjä tietoja säilytetään Euroopan Unionin alueella GDPR-yhteensopivassa pilvipalvelussa.
9. Henkilötietojen luovutukset
Tapahtumanhallintasovelluksella kerättyjä henkilötietoja voidaan luovuttaa mm. majoitus- ja ruokailupalveluiden järjestäjille kuten hotelleille ja ravintoloille tapahtumien järjestämisen mahdollistamiseksi. Kyselyillä saatuja yksittäisten henkilöiden tietoja ei luovuteta. Henkilötietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
10. Henkilötietojen säilytysaika
Tietoja säilytetään siihen asti, kun niitä ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin. Tämän jälkeen henkilötiedot poistetaan kokonaan.
11. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus:
– tarkastaa itseään koskevat henkilötiedot
– oikeus pyytää tietojensa oikaisemista tai poistamista
– rajoittaa tai vastustaa tietojen käsittelyä
– peruuttaa antamansa suostumus.
Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö sähköpostitse osoitteeseen toimisto@kansanopistot.fi tai postitse osoitteeseen Suomen Kansanopistoyhdistys – Finlands Folkhögskolföreningen ry, Annankatu 12 A 18, 00120 Helsinki.
12. Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, mikäli rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.
13. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen
Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 12.2.2024.